通信文書の用語

ビジネス文書（びじねすぶんしょ）3級

企業などの組織において、業務上の連絡、記録などの目的で一定のルールや書式に従って作成される文書の総称です。

例: 入社後の研修で、社内外で用いる適切な書式に則った書類の書き方を学ぶ。

信書（しんしょ）3級

特定の相手に対して差出人の意思や事実を伝えるために作成された文書で、郵便法により配送業者が限定されているものです。

例: 請求書は特定の受取人宛ての文書に該当するため、一般の宅配便ではなく郵便で送る必要がある。

通信文書（つうしんぶんしょ）3級

企業が業務を円滑に進めるために、社内や社外の特定の相手に対して情報を伝達したり連絡したりする目的で作成する文書全般を指します。

例: 取引先への案内状や社内の会議通知など、情報伝達を主目的とする書類を作成する。

帳票（ちょうひょう）3級

伝票や台帳など、あらかじめ決まった枠や項目が印刷されており、必要事項を記入・入力するだけで記録が完了する定型的な事務用紙のことです。

例: 毎日の売上金額を、あらかじめ項目が印字された定型の用紙に記録する。

社内文書（しゃないぶんしょ）3級

同じ企業の中で、社員同士の連絡や報告などを目的としてやり取りされる、儀礼的な挨拶を省いた実用的な文書のことです。

例: 部署間の連絡事項を伝えるため、時候の挨拶などを省いて用件だけを簡潔にまとめた書類を作る。

社外文書（しゃがいぶんしょ）3級

顧客や取引先など、組織の外部の相手に対して送る文書で、時候の挨拶や敬語を用いた儀礼的な形式を備えているのが特徴です。

例: 新製品の案内を他社に送るため、前文に丁寧な挨拶を添えたフォーマルな書類を作成する。

社交文書（しゃこうぶんしょ）3級

取引などの直接的な業務目的ではなく、挨拶状や招待状など、企業間の良好な関係維持や交際を目的として出される文書のことです。

例: 取引先の社長就任祝いに、業務内容には触れず祝意のみを伝える丁寧な手紙を送る。

取引文書（とりひきぶんしょ）3級

見積書、注文書、請求書など、企業間で商品の売買などの商行為を直接的に行うために交わされる社外文書のことです。

例: 商品の発注や代金の請求など、具体的な商談のやり取りに関する書類を作成する。

通達（つうたつ）2級

行政機関や企業の本社などの上級機関が、下部組織や職員に対して、業務の運用方針や規則の解釈などを指示・命令する文書のことです。

例: 本社から全支店に対して、新しい経費精算ルールの厳格な運用を命じる文書が発出された。

通知（つうち）2級

ある特定の事項や決定事項などを、関係する機関や職員に対して単に知らせることを目的とした文書のことです。

例: 健康診断の日程が決定したことを、全従業員に知らせる文書を掲示板に貼り出す。

連絡文書（れんらくぶんしょ）2級

業務を円滑に進めるために、社内の部署間や担当者間で、日常的な業務上の情報や伝達事項をやり取りするための文書です。

例: 明日の会議室の変更について、関係各所に情報を伝える簡単な書類を作成する。

回覧（かいらん）2級

特定の担当者だけでなく、部署内の複数の関係者が順番に読んで内容を共有し、確認印を押していく形式の社内文書です。

例: 新しい社内ルールの案内をファイルに挟み、部署のメンバー全員に順繰りに回して確認印をもらう。

規定・規程（きてい・きてい）2級

就業規則や経費精算ルールなど、組織の運営において継続的に適用される基本原則や具体的なルールを定めた公式な文書のことです。

例: 社員が守るべき出張旅費のルールが書かれた社内の公式な決まりごとを確認する。

挨拶状（あいさつじょう）2級

取引先との良好な関係を築くため、新年の挨拶や担当者変更などの節目に敬意を込めて送る儀礼的な社外文書です。

例: 新しい取引先に対して、今後のお付き合いをお願いする丁寧な手紙を送る。

招待状（しょうたいじょう）2級

自社が主催する展示会、新製品発表会、記念式典などのイベントに、顧客や関係者を来客としてお招きするための社外文書です。

例: 創立記念パーティーを開催するため、日頃お世話になっている取引先の社長に案内状を送付する。

祝賀状（しゅくがじょう）2級

取引先の新社屋完成や株式上場などの慶事に対して、お祝いの気持ちを伝えるための社外文書です。

例: 懇意にしている会社が創立50周年を迎えたので、お祝いの言葉を綴った書状を手配する。

紹介状（しょうかいじょう）2級

自社と関係のある企業に対して、新規に取引を希望する別の企業や人物を推薦し、間を取り持つための社外文書です。

例: 懇意にしている問屋さんに、新しく事業を始めた知人の会社を引き合わせるための手紙を書く。

礼状（れいじょう）2級

仕事の依頼を引き受けてくれたことや、お祝い・贈り物をいただいたことに対して感謝の気持ちを伝えるための社外文書です。

例: 自社のイベントに協賛してくれた企業に対し、お礼の言葉を綴った手紙を送付する。

添え状（そえじょう）2級

パンフレットや請求書などを相手に郵送する際、何の書類を何通送ったのかを説明するために同封する挨拶状のことです。

例: 見積書を郵送する際、書類だけを入れるのは失礼なので、送付内容を記した挨拶の紙を一枚一番上に添える。

別の書き方: 送付状

案内状（あんないじょう）2級

自社で開催するセミナーや展示会の日時・場所、あるいはサービスの変更内容などの情報や事情を相手に知らせるための文書です。

例: 来月開催する新製品の展示会について、顧客に日時と場所を知らせるハガキを送る。

依頼状（いらいじょう）2級

社外の相手に対して、講演のお願いや資料の送付、見積もりの作成など、特定の用件を実行してくれるように頼むための文書です。

例: 次回の研修会の講師を引き受けてもらえるよう、専門家の先生にお願いの手紙を出す。

報告書（ほうこくしょ）1級

出張の結果や日々の業務の進捗状況などを整理し、上司や会社に知らせるために作成する社内文書のことです。

例: 展示会の視察から戻った後、そこで得られた情報をまとめて上司に提出するための書類を作成する。

稟議書（りんぎしょ）1級

会議を開く代わりに、起案した内容について関係する役職者に順に書類を回してハンコをもらい、最終的な承認を得るための社内文書です。

例: 新しいパソコンを10台購入したいので、必要性をまとめた書類を作成し、課長から部長へと順に回して決裁をもらう。

別の書き方: 決裁書

起案書（きあんしょ）1級

新しいプロジェクトや業務を始めるにあたって、その具体的な内容や目的をまとめ、上司に実行の許可を求めるために最初に提出する文書です。

例: 業務改善のための新しいシステムの導入について、上層部に提案・許可をもらうための書類を作る。

企画書（きかくしょ）1級

新しい商品やイベントのアイデアについて、その目的、ターゲット、予算などを具体的にまとめ、実行に向けて提案する文書です。

例: 来年の夏に向けた新しい旅行プランのコンセプトと予算をまとめた書類を会議で発表する。

提案書（ていあんしょ）1級

現状の課題や問題点を分析し、それを解決するための新しいアイデアや改善策を社内や取引先に提示して納得してもらうための文書です。

例: 顧客の業務効率化のために、自社のシステムを導入するメリットをまとめた資料を提出する。

推薦状（すいせんじょう）1級

進学や就職、あるいは取引先の紹介などにおいて、対象となる人物や企業の優れた点や実績を第三者に保証・アピールするための文書です。

例: 大学の教授に、就職活動で提出するための自分の能力を証明・評価してくれる手紙を書いてもらう。

弔慰状（ちょういじょう）1級

取引先の社長や関係者が亡くなった際に、深い悲しみやお悔やみの気持ちを伝えるために送る儀礼的な手紙のことです。

例: 長年お世話になった会社の会長が急逝されたとの報を受け、お悔やみの言葉を綴った書状を急ぎ手配する。

見舞状（みまいじょう）1級

取引先が火災や地震などの災害に遭ったり、担当者が病気で入院したりした際に、お見舞いや励ましの気持ちを伝えるために送る手紙です。

例: 台風で取引先の工場が被害を受けたと聞き、お見舞いと復旧を願う手紙を送付する。

照会状（しょうかいじょう）1級

取引先に対して、商品の在庫状況や入金先の確認など、不明な点や尋ねたい事項について質問し、回答を求めるための文書です。

例: カタログに載っていない新製品の詳しいスペックと価格について、メーカーに問い合わせる手紙を送る。

契約書（けいやくしょ）1級

取引の条件や取り決めについて双方が合意した内容を書面に残し、後々のトラブルを防ぐために互いに署名や捺印をして保管する法的な証明文書です。

例: オフィスを借りるにあたり、家賃や退去時のルールが書かれた書類に双方がハンコを押し、1部ずつ保管する。

承諾書（しょうだくしょ）1級

相手から提示された条件や依頼事項について、「その内容で引き受けます（了解しました）」という意思を伝えるための文書です。

例: 取引先からの納期変更の申し出に対し、了承したことを伝える書面を返送する。

苦情状（くじょうじょう）1級

納品された商品に欠陥があったり、相手の対応に不備があったりした際に、その事実と当方の不満を伝え、改善を求めるための文書です。

例: 届いた商品が注文したものと違っていたため、間違いを指摘し早急な対応を求める手紙を送る。

通知状（つうちじょう）1級

会社の移転や担当者の変更、会議の日程など、関係者に知っておいてほしい決定事項を一方的に知らせるための文書です。

例: 来月から本社の住所が変わることを、すべての取引先に知らせるハガキを送る。

督促状（とくそくじょう）1級

支払い期日が過ぎても代金が振り込まれない場合などに、相手に早く実行するよう催促するための文書です。

例: 期限を過ぎても未入金のお客様に対し、至急振り込みをお願いする手紙を送付する。

詫び状（わびじょう）1級

こちらの手違いで不良品を納品してしまったり、納期に遅れたりした際に、相手に多大な迷惑をかけたことを深く謝罪するための文書です。

例: 発注ミスによりお客様に不快な思いをさせてしまったため、謝罪の言葉と今後の対策を記した手紙をお送りする。

別の書き方: 謝罪文

回答状（かいとうじょう）1級

相手から届いた質問（照会）や依頼、あるいは苦情などに対して、当方からの返答や対応内容を記して送り返す文書のことです。

例: 顧客からの「商品の詳しい成分を教えてほしい」という手紙に対して、成分表を添えた返事の手紙を送る。

目論見書（もくろみしょ）1級

株式や投資信託などの有価証券を発行・販売する際、投資家に対してその事業内容やリスクなどの重要な情報を説明するために交付される法的文書です。

例: 投資信託を購入する前に、その金融商品の仕組みやリスクが書かれた説明書をよく読んで確認する。

公告（こうこく）1級

企業の決算内容の開示や、倒産・合併などの法的な事実を、官報や日刊新聞などを通じて広く一般社会に知らせるための文書のことです。

例: 株式会社が法律に基づき、一昨日の官報に自社の決算内容を知らせる文章を掲載した。