文書の構成・作成の用語

社外文書の構成（しゃがいぶんしょのこうせい）3級

社外向けの書類を作成する際の基本的な骨組みのことで、大きく「前付け」「本文」「後付け」の3つのブロックに分かれています。

例: 正式な案内状を作成するため、発信日や宛名から始まり、挨拶、主文、そして別記へと続く基本の骨組みに従ってレイアウトする。

前付け（まえづけ）3級

ビジネス文書の冒頭に配置される部分で、文書番号、発信日付、宛名、差出人などの基本情報が記載されます。

例: 誰がいつ誰宛てに出した書類かを明確にするため、文書の上部右側に日付と自社名を、左側に相手の会社名を記す。

本文（ほんぶん）3級

ビジネス文書の中心となる部分で、件名から始まり、頭語と時候の挨拶、用件（主文）、結びの挨拶、別記から成り立ちます。

例: 挨拶を済ませた後、「さて」と書き出して、書類の主要な用件を的確に伝える部分を記述する。

後付け（あとづけ）3級

ビジネス文書の本文が終わった後に配置される補足部分で、追伸、同封物の案内、担当者の連絡先などが記載されます。

例: メインの用件を書き終えた後、一番下に「同封書類：パンフレット1部」と補足情報を書き足す。

５Ｗ１Ｈ（ごだぶりゅーいちえいち）1級

情報を伝達する際に漏れがないよう、「誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように」という6つの基本的な要素をまとめた言葉です。

例: 会議の案内文を作る際、日時や場所、目的が抜けていないか、この基本要素に沿って確認する。

７Ｗ２Ｈ（ななだぶりゅーにえいち）1級

企画やマーケティングを考える際、5W1Hに加えて「誰に」「どれを」「いくらで」という要素を加えた、より詳細な思考の枠組みです。

例: 新製品のプロモーションを企画する際、ターゲット層（誰に）や予算（いくらで）まで含めた枠組みでアイデアを練る。

文書主義（ぶんしょしゅぎ）1級

言った・言わないのトラブルを防ぎ責任の所在を明確にするために、業務上の指示や決定事項を口頭ではなく必ず記録に残して運用する原則のことです。

例: 上司からの指示は口頭だけで終わらせず、必ずメールや書類の形に残すという会社のルールに従う。

短文主義（たんぶんしゅぎ）1級

ビジネス文書を作成する際、だらだらと長い文章を書かず、一つの文を長くても60〜80文字程度に抑えて簡潔に表現するという心がけのことです。

例: 報告書を書く際、一文が長くなりすぎないようにこまめに句点（。）を打って読みやすくする。

簡潔主義（かんけつしゅぎ）1級

ビジネス文書において、余計な飾り言葉や挨拶を最小限にし、伝えたい用件だけを箇条書きなどを活用してストレートにわかりやすく伝えるという原則です。

例: 社内メールでは時候の挨拶を省き、結論と理由だけを箇条書きでスッキリと書く。

一件一葉主義（いっけんいちようしゅぎ）1級

複数の用件を1枚の紙に混ぜて書かず、「1つの書類（メール）につき、内容は1つの用件のみにする」という、分類や確認をしやすくするためのルールです。

例: 会議の案内と経費精算の件は内容が違うため、1通のメールにまとめず、それぞれ別のメールを分けて送る。

箇条書き（かじょうがき）1級

文章を長々と続けるのではなく、要点や項目ごとに改行し、行頭に記号や番号を振って列挙する表現方法のことです。

例: 必要な持ち物をわかりやすく伝えるため、文章の中に入れ込まずに箇条書きにして並べる。

忌み言葉（いみことば）1級

結婚式での「別れる・切れる」や、お葬式での「再び・続く」など、その場にふさわしくない不吉なことを連想させるため、使うのを避けるべき言葉のことです。

例: 結婚式のお祝いのメッセージに、「句読点（切れることを連想させる）」を使わないように配慮する。

重ね言葉（かさねことば）1級

「たびたび」や「次々」のように同じ言葉を繰り返す表現のことで、結婚式などでは「再婚」を連想させるため使用を避けるべきとされる言葉です。

例: 結婚式のスピーチで「くれぐれも」という表現は避けて、「どうぞ」と言い換える。

禁句（きんく）1級

相手に不快感を与えたり、差別的であったりするため、ビジネスの場や日常のコミュニケーションにおいて使うべきではないとされる言葉のことです。

例: メールの返信で、相手を小馬鹿にしたような皮肉な表現にならないように、言葉遣いを慎重に選ぶ。

別の書き方: NGワード